Ich habe mich sehr früh mit elektronischen Adressbüchern und Terminkalendern beschäftigt. Mein erster elektronischer Organizer war ein Psion Organiser II Model XP – mit nur 2 Zeilen im Display und 32KB Speicher.

Danach kam eine Reihe von Psion Geräten, bis ich im letzten Jahr zu einem Gerät von Palm wechselte – der Palm T|X. Zum Vergleich – er hat 128MB Speicher, ein Farbdisplay und eingebauten WLAN. Dabei habe ich immer darauf geachtet, dass ich meine Daten von einem Gerät zum anderen übernehme statt sie neu zu erfassen.

Beim Computer sieht es nicht anders aus. Ich habe über die Jahre mich beruflich mit Lotus Organizer, Lotus Notes, Microsoft Outlook, und sogar Microsoft Schedule+ beschäftigt. Ich nutze immer noch gerne Lotus Organizer und synchronisiere es mit meinem Palm – früher mit meinen Psion-Geräten.

Nun bieten diese Programme auch eine gemeinsame Nutzung der Daten, vorausgesetzt die entsprechende Infrastruktur ist vorhanden. In der Regel bedeutet das, dass ein Server laufen muss. Außerdem benötige ich pro Computer eine Lizenz um die Software zu installieren. Dazu ist der Zugriff in der Regel auf das Netzwerk beschränkt. Das ist für ein Großunternehmen sicherlich kein großes Problem, aber was ist mit Familien mit mehreren Computer – ggf. verteilt über mehrere Städte?

Seit einiger Zeit beschäftige ich mich mit Lösungen im Internet, die dieses Problem lösen sollen. Sie laufen im Webbrowser und bedürfen somit keiner Installation. Sie sind in der Regel kostenlos, oder fordern einen geringen Betrag für zusätzliche Features. Sie lassen auch die Daten von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten. Und dadurch sind sie unabhängig vom Standort.

Google Kalender

Mit dem Kalender fangen wir an – genau gesagt Google Kalender. Denn Google ist nicht nur eine Suchmaschine. Ich kann mit Google Kalender Termine verwalten und mich mit einer E-Mail oder SMS daran erinnern lassen. Zu einem Termin kann ich mehrere Personen einladen. Diese bekommen eine E-Mail-Einladung und können Ihre Teilnahme bestätigen oder ablehnen.

Mit der Kalenderfreigabe kann ich für Verwandte, Freunde oder Kollegen meinen Kalender freigeben – und zwar mit verschiedenen Sicherheitsstufen. Sollen sie nur sehen wann ich Termine habe? Oder was ich für Termine habe? Dürfen Sie sogar für mich Termine eintragen, wie im Büro vielleicht üblich ist?

Trägt man zum Termin eine Anschrift ein, so kann man sehr schnell das Ziel in Google Maps aufrufen und eine Wegbeschreibung ausdrucken.

Vor kurzem entdeckte ich dann ein Programm namens GooSync. Hiermit kann ich meinen Palm mit dem Google Kalender synchronisieren! So sind nun mein Palm, Google Kalender und sogar Lotus Organizer alle miteinander synchronisiert. GooSync synchronisiert auch mit anderen Geräten und sogar Mobiltelefone – ich glaube so viele Synchronisationsmöglichkeiten habe ich selten in einem Programm gesehen! Die Synchronisation funktioniert sogar über WLAN – ohne Palm Desktop.

Remember The Milk

Bei Google Kalender hat mir die Möglichkeit gefehlt, offene Aufgaben zu erfassen. Hier habe ich eine Lösung in „Remember The Milk“ (vergiss die Milch nicht) gefunden.

Ganz einfach gesagt – ich kann Listen von Aufgaben anlegen. Aber das System ist eigentlich viel komplexer. Zu jeder Aufgabe gehört ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität, eine Zeitschätzung, Tags, eine Webadresse (URL) und ein Ort (verknüpft mit Google Maps).

An jede Aufgabe kann ich Notizen anhängen um so meine Arbeit zu dokumentieren. Und auch hier ist das gemeinsame Arbeiten möglich, denn ich kann einzelne Aufgaben oder sogar ganze Listen für andere Personen freigeben. Oder ich „sende“ eine Aufgabe weiter zu jemand anders, der es in den „Eingang“ bekommt. Dabei kann ich die Weiterbearbeitung in meiner „Gesendet“ Liste verfolgen.

Leider lassen sich die Aufgaben nur mit Blackberry- und Windows Mobile-Geräten synchronisieren, aber zum Glück gibt es eine Sonderseite für andere Geräte damit ich wenigstens im Webbrowser auf dem Palm meine Aufgaben bearbeiten kann.

Google Text und Tabellen

Termine und Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten ist vielleicht nicht so ungewöhnlich inzwischen, aber mit Google Text und Tabellen gibt es ganz neue Möglichkeiten.

Haben Sie schon einmal ein Dokument oder eine Tabelle bearbeitet, nur um festzustellen dass jemand anders zur gleichen Zeit damit gearbeitet hat? Ihre Änderungen sind verloren, oder Sie müssen beide Versionen vergleichen?

Mit den Google Dokumenten können Sie gemeinsam an einem Dokument von zwei verschiedenen Computern aus arbeiten. Besonders interessant finde ich das gemeinsame Arbeiten in den Tabellen, denn hier sehe ich die Cursor von allen Personen, die die Tabelle geöffnet haben – und zwar in verschiedenen Farben. In Echtzeit bewegen sie sich über den Bildschirm – die ultimative Art eine Tabelle gemeinsam zu bearbeiten!

Die Dokumente lassen sich importieren und exportieren zu gängigen Formaten wie Microsoft Office und OpenOffice.org. Sie lassen sich ebenfalls in PDF-Dateien umwandeln.

Fazit

Das gemeinsame Arbeiten über das Internet ist – eine Flatrate vorausgesetzt – eine effiziente Möglichkeit zu Arbeiten, unabhängig vom Standort. In der Regel sogar unabhängig vom Betriebssystem, denn was im Web Browser läuft, läuft genauso unter Systemen wie Linux.

Nur eins fehlt mir noch – ein gutes System um meine Kontakte zu synchronisieren und zu teilen. Hier habe ich noch nichts gefunden das mir gefallen hat.